Software su misura o gestionale pronto, come si decide

Vendo software su misura, quindi comincio dalla parte che gioca contro di me. Quasi sempre conviene comprare un gestionale pronto.

Un gestionale pronto esiste già, costa una frazione, e la manutenzione che ci sta dietro sta nel canone, divisa fra tutti i clienti del produttore. Se il tuo caso ci sta dentro, la risposta giusta è quella e non c'è partita.

Il problema è che "ci sta dentro" non è mai una risposta secca. Quasi tutte le aziende ci stanno dentro per la maggior parte del lavoro e non ci stanno per un pezzo, ed è in quel pezzo che si decide.

Perché il pronto vince quasi sempre

Tre ragioni, in ordine di peso.

Il costo iniziale non è confrontabile. Un abbonamento si paga a canone e parte basso, un software su misura si paga per costruirlo. Se le funzioni che ti servono ci sono già dentro un prodotto, stai pagando per farti scrivere una cosa che potevi affittare.

La manutenzione la paga il produttore. Un software non è finito quando lo consegni. Cambiano le normative, cambiano i sistemi operativi, cambiano gli strumenti a cui è collegato. In un prodotto di mercato quel lavoro è già dentro il canone, e viene diviso fra tutti i clienti. Nel su misura lo paghi solo tu.

Lo puoi provare prima. Un gestionale pronto lo installi, ci lavori un mese e capisci se regge. Un software su misura lo scopri mentre lo costruisci, ed è per questo che si costruisce a tappe.

Le due situazioni in cui il su misura ha senso

Le ho viste tutte e due, e sono riconoscibili.

La prima. Il tuo modo di lavorare è il motivo per cui i clienti scelgono te. Se il tuo processo somiglia a quello dei tuoi concorrenti, piegarlo a uno standard non ti toglie niente. Se invece i clienti restano con te perché fai una cosa in un modo che gli altri non fanno, adattarla a un software standard significa buttare via proprio quella.

La seconda. Hai già provato, e tieni tutto insieme con i fogli di calcolo. È il caso più frequente. Il gestionale c'è, il programma dei clienti c'è, e in mezzo c'è un file Excel che qualcuno aggiorna tre volte al giorno, più una persona che fa da collante fra i due. Quel file è il tuo software su misura, solo che è fragile, lo sa una persona sola e nessuno lo mantiene.

Se non sei in una di queste due situazioni, il su misura è quasi sempre una spesa che rientra tardi o non rientra.

Le due voci che restano fuori dal confronto

Quando si confronta il pronto con il su misura si mettono a confronto due prezzi. Ma i prezzi non sono l'unica voce, e ce ne sono due che di solito nessuno mette sul foglio.

Il costo di piegarsi. Se il software standard ti chiede di cambiare il modo in cui lavori, quel cambiamento ha un prezzo: le ore per riorganizzare, i mesi in cui la gente lavora peggio di prima, e le cose che smetti di fare perché il programma non le prevede. A volte è un prezzo giusto, perché il tuo modo di lavorare non era poi così speciale. A volte no.

Il costo delle scappatoie. Ogni volta che il software non fa una cosa, in azienda nasce una scappatoia: un file a parte, una convenzione, una persona che si ricorda. Le scappatoie non compaiono in nessun preventivo ma occupano ore vere, tutte le settimane, per anni.

Quando faccio questo conto con qualcuno, capita che la risposta cambi. E capita in tutte e due le direzioni.

Come si decide, in pratica

Il metodo che uso è noioso e funziona.

Si prende un foglio e si scrivono i processi dell'azienda, uno per riga: come arrivano le richieste, come si fanno i preventivi, come si evadono gli ordini, come si fattura, come si gestisce il magazzino. Poi accanto a ognuno si mette una lettera. S se quel processo lo fanno tutti allo stesso modo, N se lo fai in un modo tuo per una ragione precisa.

Quasi sempre la colonna delle S è lunga e quella delle N ha due o tre righe. Quelle due o tre righe sono la risposta. Se sono processi periferici, si compra pronto. Se sono il cuore di quello per cui i clienti ti pagano, il pronto quelle righe te le schiaccia.

La cosa importante è farlo prima di guardare i software, non dopo. Se guardi prima i prodotti, poi il foglio lo compili per giustificare quello che ti è piaciuto.

La terza strada, che quasi non si considera

C'è una via di mezzo, e nella maggior parte dei casi è la risposta migliore. Gestionale pronto per la colonna delle S, un pezzo su misura per la colonna delle N.

In concreto vuol dire tenere il gestionale che hai, o comprarne uno, e costruire accanto solo la parte che il gestionale non fa, collegata al gestionale. Un configuratore di preventivi che pesca i dati dall'anagrafica. Un portale dove i clienti guardano da soli lo stato dei lavori. Un pezzo che smista le richieste in arrivo e le mette dove devono andare.

Costa una frazione di un gestionale intero, e non ti obbliga a rifare quello che già funziona. La difficoltà si sposta sui collegamenti, cioè sul decidere quale sistema tiene la versione buona di ogni dato, ed è un problema risolvibile a patto di deciderlo prima.

Non sai se ti serve un pronto, un su misura o un pezzo accanto al pronto? Raccontami come gira il lavoro oggi e te lo dico. Se la risposta è "comprane uno pronto", ti indico anche quale guardare. Scrivermi non costa niente. → Parliamone

Domande frequenti

Meglio un gestionale pronto o un software su misura? Quasi sempre meglio quello pronto: costa meno, esiste già e la manutenzione sta nel canone, divisa fra tutti i clienti del produttore. Il su misura ha senso in due casi. Quando il tuo modo di lavorare è il motivo per cui i clienti scelgono te, e quando hai già provato gli strumenti pronti e li tieni insieme con fogli di calcolo e copia-incolla.

Quanto costa un software su misura rispetto a un gestionale in abbonamento? Da me un software su misura parte da 3.000 euro per la prima versione funzionante di un flusso di lavoro. Un gestionale in abbonamento costa molto meno all'anno, ma è un affitto che non finisce e non è tuo. Il confronto ha senso solo su un orizzonte di anni e solo a parità di cosa fa davvero.

Posso tenere il gestionale che ho e aggiungere solo un pezzo? Sì, ed è la strada che consiglio più spesso. Si costruisce soltanto la parte che manca e la si collega a quello che c'è già, senza migrazioni e senza chiedere al team di imparare un programma nuovo.

Come faccio a capire se il mio processo è davvero particolare? Scrivi i processi uno per riga e segna quali fai in un modo tuo per una ragione precisa. Fallo prima di guardare i software.

Se compro pronto e poi non basta, ho buttato i soldi? No, se scegli guardando anche come quel gestionale si fa collegare ad altro. Un prodotto che espone i dati verso l'esterno lascia aperta la strada di aggiungere un pezzo su misura più avanti. Uno chiuso ti costringe a rifare tutto, ed è la cosa da verificare prima di firmare.