Automazione dei processi aziendali con l'intelligenza artificiale.
Il lavoro che si ripete uguale ogni giorno si toglie di mezzo una volta sola. Il controllo resta alle persone.
Il segnale non è tecnico, è l'orologio.
Di solito un'automazione non nasce da una richiesta di tecnologia. Nasce da una persona brava che passa tre pomeriggi a settimana su un lavoro che potrebbe fare chiunque, mentre le cose che portano clienti restano indietro.
Oppure dal volume cresciuto, quando l'unico modo che si vede per starci dietro è assumere qualcuno che rifaccia lo stesso lavoro manuale, solo in due. È lì che conviene fermarsi e guardare il processo prima di guardare le persone.
Se il lavoro cambia forma ogni volta, automatizzarlo costa più di quanto rende. È la prima cosa che guardiamo insieme.
I lavori che tornano sempre.
Cambia il settore, ma i punti dove si perde tempo sono quasi sempre questi sei.
Preventivi e offerte
Una richiesta arriva via email o dal sito, e qualcuno riapre lo stesso file, ricopia gli stessi dati e rifà gli stessi conti. Il preventivo si compila da solo con i dati della richiesta e ti arriva pronto da rivedere.
Ordini e richieste in arrivo
Arrivano su canali diversi e vanno letti, capiti e mandati alla persona giusta. La lettura la fa la macchina, lo smistamento pure, e a te resta la parte in cui serve una testa.
Report che si rifanno ogni mese
Gli stessi numeri, dagli stessi posti, nello stesso formato. Cambia solo il mese. Si costruisce una volta e poi esce da solo, sempre uguale, senza il pomeriggio perso a rimetterlo insieme.
Documenti da leggere e archiviare
Fatture, bolle, ricevute, contratti. I dati che servono si estraggono e finiscono dove devono, invece di essere ribattuti a mano da un PDF a un gestionale.
Dati che vivono in due posti
Il gestionale non parla con il CRM, il CRM non parla con la contabilità, e qualcuno tiene insieme i pezzi copiando e incollando. I sistemi si collegano, e la copia a mano sparisce.
Risposte che scrivi sempre uguali
Le domande ricorrenti dei clienti hanno già una risposta buona, scritta da qualcuno in azienda. La bozza esce pronta con i dati del caso, una persona la legge e la manda.
Prima si guarda, poi si costruisce.
Si mappa il processo. Non come dovrebbe funzionare, come funziona davvero: chi tocca cosa, dove si aspetta, dove si sbaglia. Di solito qui saltano fuori due o tre passaggi che non servono a nessuno e si possono togliere senza scrivere una riga di codice.
Si sceglie cosa vale la pena. Ogni passaggio ha un costo in ore e una difficoltà di automazione. Si parte da quello con il rapporto migliore, non da quello più interessante da costruire.
Si costruisce dentro quello che usi. L'automazione si aggancia ai tuoi strumenti. Nessuna migrazione, nessun software nuovo da imparare per il team.
Si misura. Quanto tempo tornava indietro sulla carta e quanto ne torna davvero. Se il conto non torna si aggiusta, e se non si può aggiustare si spegne.
Quanto costa automatizzare un processo.
a partire da
1.500 euro
È il prezzo di un processo automatizzato dall'inizio alla fine, non di un'ora di lavoro. Quanto sale dipende da quanti passaggi ha il processo e da quanti sistemi diversi deve toccare.
Se prima vuoi capire dove si perde tempo, si comincia dal Check-up dei processi: 300 euro per un'ora al telefono e due pagine con dove se ne va il tempo e quanto costa in ore e in euro all'anno. Se poi partiamo insieme lo scalo dal preventivo, e se non trovo niente che valga la pena te lo dico.
Quello che mi chiedono prima.
È un pezzo di software che prende un lavoro che oggi una persona fa a mano, ogni giorno o ogni settimana, e lo esegue da solo. L'intelligenza artificiale entra dove il lavoro richiede di capire un testo o un documento: leggere una richiesta e capire cosa chiede, estrarre i dati da una fattura, scrivere una prima bozza di risposta. Il resto è automazione classica, e va bene così: non tutto ha bisogno di un modello.
Quelli che si ripetono uguali, che occupano ore ogni settimana e dove un errore costa. Compilare preventivi, smistare ordini o email in arrivo, rifare lo stesso report ogni mese, ricopiare dati da un sistema a un altro. Un processo che cambia forma ogni volta conviene lasciarlo per ultimo.
Parte da 1.500 euro per un processo automatizzato dall'inizio alla fine. Il prezzo dipende da quanti passaggi ha e da quanti sistemi diversi deve toccare. Se vuoi capire prima dove si perde tempo, si parte dal Check-up dei processi: 300 euro, un'ora al telefono e due pagine di diagnosi. Se poi partiamo insieme, lo scalo dal preventivo.
Quasi mai. Le automazioni vivono dentro gli strumenti che hai già: il gestionale, la casella email, il foglio condiviso, il CRM. Cambiare software per poterlo automatizzare è quasi sempre un progetto più grande e più rischioso di quello che stavi cercando di risolvere.
Tu, dove serve. Le automazioni che decidono qualcosa di importante passano da un punto di controllo umano: la macchina prepara, una persona approva. Dove invece il compito è meccanico e verificabile, l'automazione va da sola e registra cosa ha fatto, così un errore si trova e si spiega.
Restano nei tuoi sistemi. L'automazione li legge dove sono già e ci riscrive dentro, senza copiarli altrove. Quando un passaggio ha bisogno di un modello IA si decide prima insieme cosa può vedere, e di solito serve molto meno di quanto si immagina. Se i dati sono delicati, il modello può girare su un server tuo, e allora dall'azienda non esce niente. Costa di più, ed è la strada giusta quando i dati la chiedono.
Se vuoi, la mantengo io con un accordo continuativo. Se preferisci farlo internamente resta documentata, perché qualcun altro possa metterci le mani. E se hai già un'automazione costruita da altri che adesso si inceppa, guardo com'è fatta e si vede cosa serve per rimetterla in piedi.
Un chatbot risponde a chi scrive. Un'automazione lavora anche quando non c'è nessuno a guardare. Sono due cose diverse e spesso quella che serve davvero è la seconda: nessuno ti ha chiesto un assistente virtuale sul sito, ti serve che i preventivi si compilino da soli.
A volte il problema non è il lavoro che si ripete, è che lo strumento giusto non esiste, oppure che servono decisioni tecniche prima di costruire qualsiasi cosa. Tutti i modi in cui posso aiutarti stanno nella pagina Servizi.
Scrivimi due righe su cosa si ripete ogni settimana da voi. Ti rispondo io, e ne parliamo senza impegno.