Quanto costa un gestionale su misura per una PMI

"Quanto costa farsi fare un gestionale?" è una domanda a cui si può rispondere solo dopo averne fatta un'altra: quanto grande è la cosa che hai in mente.

Perché "gestionale" copre due mondi lontanissimi. Uno strumento che segue un flusso di lavoro solo, dall'inizio alla fine, e un sistema che tiene insieme anagrafiche, ordini, magazzino, fatturazione e permessi per venti persone. Chiamarli con lo stesso nome è il motivo per cui i preventivi che ricevi sembrano scritti per problemi diversi.

Provo a dare le cifre da cui parto io, e soprattutto le leve che le muovono.

Il punto di partenza

Un software su misura da me parte da 3.000 euro. È il prezzo della prima versione funzionante di un flusso di lavoro, una cosa che apri, che usa gente vera e che fa il suo mestiere dall'inizio alla fine.

Non è un gestionale completo, e la distinzione conta più di quanto sembri. Con quella cifra si costruisce, per dire, il configuratore che trasforma una richiesta in un preventivo, oppure il registro degli interventi che oggi vive su un file condiviso, oppure il portale dove i clienti guardano lo stato dei lavori senza telefonare.

Un sistema intero non si compra in un colpo. Si costruisce a tappe, e le tappe stanno tutte dentro un preventivo solo, con il prezzo di ognuna scritto accanto. Serve a due cose: vedi crescere il lavoro invece di firmare un assegno in bianco, e a metà strada puoi decidere che la tappa quattro non ti serve più.

Le cinque leve che muovono il prezzo

Se due preventivi sullo stesso problema sono lontani, la differenza sta quasi sempre qui.

Quanti processi entrano. È la leva più pesante e la più facile da sottovalutare. Ogni processo in più non aggiunge solo il suo costo, aggiunge anche i punti in cui tocca gli altri. Tre processi collegati costano più di tre processi separati.

Quante persone diverse lo usano. Uno strumento usato da una persona sola non ha bisogno di permessi, di storico di chi ha cambiato cosa, né di gestire due che modificano la stessa riga nello stesso momento. Appena gli utenti diventano squadre con ruoli diversi, quelle tre cose diventano lavoro vero e non sono facoltative.

A cosa deve collegarsi. Un software che vive per conto suo costa meno di uno che deve parlare con il gestionale contabile, con l'e-commerce e con la posta. Ogni collegamento è lavoro e un punto in cui qualcosa può rompersi, e va deciso prima chi tiene la versione buona di ogni dato.

Quanti dati vecchi devi portarti dietro. Questa è la voce che compare tardi e pesa. Portare dentro anni di anagrafiche, storici e documenti scritti in dieci modi diversi è un lavoro a sé, e va guardato prima di firmare, non a metà.

Quanto il lavoro è già chiaro. Se in azienda nessuno sa scrivere come funziona davvero un processo, quella parte va fatta prima. È lavoro utile a prescindere, ma è lavoro.

Cosa NON conviene costruire

Qui c'è la parte che fa risparmiare più soldi di qualunque trattativa sul prezzo.

Le funzioni che esistono già in un prodotto di mercato. La contabilità, la fatturazione elettronica, la posta. Le prime due cambiano quando cambia la norma, la terza esiste già fatta bene, e farsele scrivere su misura significa pagare per sempre un aggiornamento che qualcun altro fa per te. Si comprano pronte e ci si collega.

Le funzioni che chiedi "già che ci siamo". Sono quelle che in fase di analisi sembrano gratis e in fase di costruzione non lo sono. Decidere cosa NON entra nella prima tappa è parte del lavoro, e di solito è la parte che fa risparmiare.

Quello che non hai ancora visto usare. Le funzioni pensate a tavolino per casi che non sono ancora successi quasi sempre si buttano. Meglio costruire poco, metterlo in mano a chi lavora, e aggiungere dopo con le informazioni vere.

Se leggendo questo elenco ti viene il sospetto che a te serva poco su misura e molto di pronto, è un sospetto sano. L'ho scritto per esteso nell'articolo su pronto o su misura.

Cosa hai in mano alla fine

Conviene dirlo, perché cambia quanto vale davvero quello che compri.

Il codice sta dal primo giorno su un repository intestato a te, cioè l'archivio del codice, e al saldo è tuo, con la documentazione e i dati. Non resti legato a me per usarlo. Se un giorno vuoi che lo porti avanti qualcun altro, può farlo. È scritto nel contratto, ed è una domanda che vale la pena fare a chiunque prima di firmare, perché la risposta non è scontata.

Averlo scritto in modo che un altro possa capirlo è parte del lavoro, e sta nel prezzo.

Come si legge un preventivo di questo tipo

Tre cose da cercare, e la terza è quella che si dimentica.

Cerca cosa entra nella prima versione, scritto per esteso, con accanto cosa resta fuori. Un preventivo che elenca solo quello che c'è ti sta dicendo metà della storia.

Cerca chi mantiene il software dopo, e a quali condizioni. È la voce che decide quanto ti costerà davvero nei prossimi anni.

Cerca di chi è il codice, e verifica che sia scritto e non sottinteso.

Hai un'idea di gestionale e non sai in che ordine di grandezza sei? Raccontami quali processi vorresti dentro e ti dico da dove partirei e cosa lascerei fuori per ora. Scrivermi non costa niente, e nemmeno il preventivo. → Parliamone

Domande frequenti

Quanto costa un gestionale su misura per una PMI? Da me si parte da 3.000 euro per la prima versione funzionante di un flusso di lavoro. Un sistema che copre più aree costa di più e si costruisce a tappe, che stanno dentro un preventivo solo con il prezzo di ognuna. Le leve che muovono il totale sono quanti processi entrano, quante persone lo usano, a cosa deve collegarsi, quanti dati vecchi vanno portati dentro e quanto il lavoro è già chiaro.

Perché due preventivi sullo stesso gestionale sono così diversi? Quasi sempre perché contengono cose diverse. Uno comprende la messa in produzione, la migrazione dei dati vecchi, la formazione e il periodo in cui le cose si aggiustano, l'altro no. Il confronto ha senso solo a parità di cosa è compreso, e per capirlo bisogna guardare cosa non c'è scritto.

Posso partire da poco e allargare dopo? Sì, ed è il modo in cui conviene farlo. Si costruisce la prima versione del flusso che pesa di più, la si mette in mano a chi la userà, e le tappe successive si decidono con quello che si è imparato invece che a tavolino.

Cosa succede ai dati che ho già? Vanno guardati prima di firmare. Portare dentro anni di anagrafiche e storici scritti in modi diversi è un lavoro a sé, e capita che valga la pena portarne solo una parte. È una decisione da prendere in analisi, non a metà costruzione.

Il codice del gestionale di chi è? Tuo, al saldo, e sta scritto nel contratto. Ti consegno codice, documentazione e dati in modo che un altro fornitore possa riprenderli.